Intra, organisaation representaatio

Representaatio = tapa esittää asia uudelleen, uudessa muodossa. Representaatio täyttää tilan, jonka jokin asia jättää, koska se ei ole saatavilla.

Koska representaatio korvaa välittömän vuorovaikutuksen, on representaatiota tarkastelevan arvioitava asiaa nimenomaan representaation perusteella. Tämän vuoksi representaation välityksellä voi käyttää valtaa muokkaamalla representaatiota tietynlaiseksi.

(Janne Seppänen, Visuaalinen kulttuuri – teoriaa ja metodeja mediakuvan tulkitsijoille 2005, 82-83)

Kuopion kaupungin uuden intran määritykset on nyt saatu tehtyä, ja uusi intra odottaa asennustaan. Ponnistus määritysten osalta oli suuri ja hankalakin.

Intra-projektin edettyä käytännön takomisen tasolle työpajoihin ja määrittelyihin, olen huomannut, että parjattu ja pakollisena pahanakin pidetty intra herättää valtavasti ajatuksia ja reaktioita: tunteita, mielipiteitä, perusteltuja näkemyksiä. Huolta ja murhettakin. Vähän kuin tietyö - vasta kun tie on konkreettisesti pois käytöstä, probleemat havaitaan.

Jossain kohtaa huomasin hämmästeleväni tätä itsekseni ja ääneenkin: miksi on näin?

Päädyin toteamaan, että intra on jonkinlainen representaatio organisaatiosta. Se ei ole organisaatiokaavio eikä oikein edes mallinnus organisaatiosta, mutta se on jonkinlainen tapa ”esittää asia uudelleen, uudessa muodossa”. Representaation käsite avaa reitin ajatella intraa ja sen avulla rakennettavia merkityksiä syvemmin.

Intraan valitaan, tai tulee väkisin valituksi jonkinlainen näkökulma tai, oikeammin, ’näyttökulma’ organisaatioon. Tämä kulma voi olla kepeämpi, virallisempi, dokumenttilähtöinen, viestintälähtöinen tai mikä vaan, mutta jonkinlaisen kuvan se välittää. Näin ollen intra on lopulta representaatio, joka rakentaa todellisuutta, näin konstruktiivisesti ajateltuna. Se luo (mieli)kuvan organisaatiosta.

Paitsi tämä, intra on myös käytännön tasolla työkalu, jota todella käytetään. Intran uudistukseen liittyvät huolet ja haasteet koskevat monesti hyvin käytännönläheisiä asioita, kuten jotain intran kautta aiemmin hoidetun osuuden toteuttamista jatkossa: ohjeet, pääsy johonkin näkymään, tuttu linkkivalikko, lounaslista – se voi olla mitä vaan. Ja monessa kohtaa onkin tuntunut, että kuinka välillä merkityksettömältä tuntunut intra onkin niin monen asian yhteen niputtava kokonaisuus.

Tällöin asia palautuu perusasioihin, jotka eivät suinkaan ole niitä helppoja asioita. Perusasia ei ole sama kuin ’helppo asia’.  Se palautuu siihen, että kukin meistä hahmottaa maailmaa hieman eri tavalla. Ison organisaation iso, maailmaa syleilevä intra valikoineen ja rakenneratkaisuineen jättää aina osan ihmisiä tilanteeseen, jossa heidän luontainen tapansa etsiä tietoa on rakenteen vastainen. Se ei ole parempi tai huonompi vaan erilainen.

Niin ikään, jo projektin alkuvaiheessa todettu haaste kaupunkiorganisaation hyvin erilaisista, ei paremmista tai huonommista, työarjista aiheuttaa sen, että yhden koon intra on vaikea toteuttaa.

Tämän monisyisen ja kompleksisen, osin tiiviisti verkottuneen, osin siiloutuneen kokonaisuuden ymmärtäminen on haastavaa, aikaa vievää ja välillä turhauttavaakin. Silti ajattelen, että edes yritys ymmärtää tätä soppaa ja erilaisia näkökulmia, on palkitsevaa ja kannattavaa lopputuloksen kannalta. Etukäteen tiedän kuitenkin jo sen, että edelleen projektiin on jäänyt katvealueita ja huomioimattomia asioita. Tämäkin on kuitenkin realiteetti ja korostaa jatkokehityksen tarpeellisuutta.

Mitä tästä tarinasta opimme:

   1. Millainen intra on? Valikoiden määrittely ja rakenne vie aikaa, etenkin jos tähän osallistetaan monia näkökulmia. Se kannattaa silti. Yhdessä tehty syntyy vain yhdessä tekemällä.

2. Älä halveksu intran asemaa, vaikka kuka sanoisi ja mitä. Intra on yksi esitys organisaatiosta, anna sille arvo!

3. Kaikille täydellistä ja valmista lopputulosta on mahdoton saavuttaa heti - jatkokehitys on tärkeää.