Hajautettua hallinointia ja maailman ensi-ilta


Kuopiossa vietetään tänään Juice Leskisestä kertovan Juice-elokuvan maailman ensi-iltaa. Yksi suomalaisen musiikin suurimmista pohti lyriikoissaan elämän ja kuoleman suuria kysymyksiä. Moni suuri ja abstraktikin asia taittui Juicen lyriikoissa arkiseksi.  Erilaisilla kosteahkoilla ajanvietteillä oli mestarin sanoituksissa usein suuri rooli:



"Hukuimme vaivaisiin tuumiin ja taivaisiin voimakastahtoisiin. Aamussa kuulaassa seurassa suulaassa harjoitin viihdyntää. Lauloimme tuttuja uusia juttuja joissa on sydän ja pää.
[...]
Elämme, kuolemme. Rannoilla vuolemme lastuja laineisiin. Huutoihin vastaamme. Lauseita lastaamme henkiin ja aineisiin."

(Juice Leskinen, Norjalainen villapaita)


Vaikka intra tuntuu välillä melko abstraktilta asialta, intraneteistä Juice ei tietääkseni riimitellyt. Tuttuja ja uusia juttuja, joissa on mukana sekä sydän että pää, on silti tarkoitus vuolla Kuopion uuteen intraan.


Suuria kysymyksiä tässä yhteydessä ovat: Kuka kokonaisuutta hallitsee? Kuka sen omistaa? Kuka sitä ylläpitää ja päivittää? Mitä työvälineitä ja työtiloja käytetään mihinkin tarkoitukseen?

Kysymykset ovat itsessään aika simppeleitä, mutta kun kyseessä on 6000 hengen monialainen organisaatio, jossa intran käyttötavat, -tarpeet ja -tottumukset vaihtelevat, päästään mielenkiintoiselle alueelle. Valtavan moniulotteisesta viestinnästä ei voi kukaan yksistään olla vastuussa. Vastuuta hallinnoinnista on pakko hajauttaa. Kuinka tämä voitaisiin tehdä järkevästi ilman lamauttavaa sekamelskaa? Seuraavassa seikkoja, joita olemme Kuopiossa  pohtineet ja tulemme jatkossakin pohtimaan:
1.  Kuka omistaa intran?


Ensimmäinen tärkeä asia määritellä. Omistajuus määrittää viime kädessä vastuuta intra-asioiden suhteen. Kuka esimerkiksi tarjoaa apua ongelmatilanteissa?


2. Kuka päivittää, ja mitä sisältöjä? Käyttövaltuustasot?


Vastuualueiden jakaminen on tärkeää, jotta intran viestinnällinen osio ei jämähdä. Jälleen kerran, laaja-alaisessa organisaatiossa eri toiminta-alueilla on oltava useampia vastuuhenkilöitä intran päivittämisessä. Uuden tiedon päivittämisen lisäksi on tärkeää huolehtia siitä, että vanhentunutta tietoa ei ole tarjolla. Intra-vastaavien tehtävänä on myös tarkkailla, että muutosvaiheessa vanhasta intrasta siirtyy uuteen intraan ajantasainen ja aidosti tarpeellinen tieto.


Teknisesti intra-vastuuta tullaan jakamaan erilaisin admin-, author-, ja reader-tyyppisin käyttövaltuustasoin.

 
3. Millaisia työ- ja viestintätiloja perustetaan, kenellä on valtuudet perustaa, ja mihin käyttöön?

Työtilojen käyttöä ja perustamista en itse lähtisi itse rajoittamaan liikaa. Ketteryyden nimissä olisi hyvä, mikäli pienetkin tiimit voisivat perustaa työtiloja omiin tarpeisiin.



4. Pilkotaanko intraa: rakenne? avoimuus?

Kaupungilla on palvelualueita, joilla on omia tarpeitaa sisältöjen ja sovellusten suhteen. Tätä on syytä kunnioittaa, mutta viestinnällisen intran pilkkominen ja raja-aitojen rakentaminen ei välttämättä ole järkevää avoimuuden ja yhteisöllisyyden suhteen. Tässä pyrkisin lähtökohtaisesti siihen suuntaan, että viestinnällisen intran kaikki sisällöt ovat kaikille näkyviä, mutta esimerkiksi palvelualueet voivat valikoida etusivuilleen työn kannalta tärkeää sisältöä.


Suljettujen yhteisöjen roolia voisivat toimittaa tarvittaessa työtilat, joihin vain tietyillä henkilöillä ja tiettyjen tiimien tai työyksiköiden jäsenillä on pääsy.


Koko organisaation tasoiset tukipalvelut, henkilöstöasiat, toimintaohjeet jne. ovat luonnollisesti kaikille avointa sisältöä, jotka voisi erotella omiksi sivuikseen intraan.


Rakenteen ja käyttöoikeuksien jaottelu linkittyy toki tiiviisti kohtaan 2. Rakennetta onkin mielestäni ajateltava heti kättelyssä osioiden päivitys- ja ylläpitovastuiden kautta. Vain siten kustakin osiosta onnistutaan luomaan toimiva ja ajantasalla pysyvä kokonaisuus - olipa kyseessä avoin tai yksityisempi osio.


Tällaisin ajatuksin suuntaamme taas eteenpäin! Jatkossa lisää asiaa muunmuassa asiakaslähtöisestä intra-ajattelusta, ja toki myös projektin etenemisestä käytännössä!












Kommentit

Suositut tekstit